Письмо с замечаниями по проекту

Письмо подрядчику о замечании

Письмо с замечаниями по проекту

Договора стоимость предмета договора составляет рублей.После подписания настоящего Договора Заказчик выплачивает аванс рублей.Заказчик оплачивает работы на основании графика финансирования работ:1 оплата: До начала работ Заказчик выплачивает Подрядчику рублей.2 оплата: По окончанию работ 1 этапа Заказчик выплачивает Подрядчику рублей.

3 оплата: По окончанию 2 этапа Заказчик при отсутствии замечаний, производит окончательный расчет, т.е. рубля.Во исполнение условий Договора на расчетный счет ООО « » мной были перечислены денежные средства в размере рублей, что подтверждается чеками Сбербанка РФ от года, от года, от года.

Таким образом, со своей стороны я надлежащим образом и в полном объеме выполнила условия Договора.Согласно ст.

Претензия к подрядчику

В заключении стоит обратить внимание, что самым простым вариантом разрешения любых спорных вопросов о качестве предоставляемых услуг или выполненной работы, становится предварительная подготовка юридически грамотного договора.

Это становится обеспечением возможности разрешения любых сложных ситуаций в досудебном порядке. При обращении в суд факт составления претензии в установленном порядке позволяет претендовать на успешное решение спорной ситуации в судебном порядке.

Успех решения конфликта также обеспечивает передача грамотно составленного пакет подтверждающих факт нарушения положений договора подряда.

Претензия подрядчику

Претензия за срыв установленных контрактом сроков Реализация любого проекта или соглашения должна быть предсказуема, а значит, кроме показателей качества, немаловажную роль играет время выполнения полученного задания.

Сроки осуществления этих заданий указываются в контракте. Просрочка подрядчика на сегодняшний день – дело достаточно привычное, особенно, если речь идет о строительстве.

Нередко вина за это лежит на обеих сторонах: заказчик хочет максимально быстро получить результат и выставляет малореальные сроки, а исполнитель желает получить подряд, заведомо зная, что в установленные временные рамки не уложится по чисто технологическим причинам.

Во многих соглашениях сроки оказания услуг или выполнения работ являются существенным условием, перечень которых установлен гражданским кодексом.

Претензия по договору подряда

Если какая-либо из сторон нарушает хотя бы один пункт данного договора, ее контрагент может написать претензию – это ее право закреплено в законодательстве РФ.

Формирование данного документа – первый шаг на пути урегулирования спорных и конфликтных ситуаций Исходя из вышеизложенного, можно сказать, что роль претензии достаточно велика.

Она позволяет не только обозначить те проблемы, которые возникли в ходе исполнения договора подряда, но и своевременно предотвратить развитие ситуации и доведение дела до судебной инстанции.
Какие требования можно выдвигать в претензии В отношении требований, все зависит от того, какие именно пункты договора были нарушены.

Письмо заказчику от подрядчика о выполненных работах

Важно Если же речь идет о просрочке доставки продукции или товаров, то неустойка рассчитывается, исходя из Закона о защите прав потребителей (статья 23.1). Оформление и доставка претензионного письма Претензионное письмо является вариантом досудебного решения проблемы. Оно урегулирует отношения между сторонами по поводу сроков исполнения и качества работ.

Вариантов здесь два:

  • Вручение письма официальному представителю подрядчика лично в руки. При этом представитель должен на втором экземпляре расписаться в получении, указать дату, время и свою должность.

В том числе нарушение:

  • сроков исполнения;
  • качества исполнения;
  • порядка осуществления оплаты;
  • сроков сдачи-приемки работ и другое.

В качестве причин, которые могут учитываться в качестве повода для претензий контрагенту, указываются любые пункты договора, которые с точки зрения стороны были нарушены.

Обязательным условием возможности предъявления претензий становится предварительное составление договора, в котором учитываются все пункты, на основании исполнения которых будет осуществляться взаимодействие контрагентов.

Рассмотрение спорных вопросов в равной мере может касаться как спорных ситуации по исполнению работ, так и отсутствия взаимопонимания между сторонами в отношении исполнения услуг.

Образец претензии по договору подряда. Еще один образец письма претензии подрядчику.

Источник: https://sv-groups.ru/pismo-podryadchiku-o-zamechanii/

Эффективная тема письма о запуске проекта

Письмо с замечаниями по проекту

Какую тему лучше использовать в рассылке с уведомлением о старте проекта, чтобы это не было похоже на типичное спамерское письмо? Тот, кто оставил свой емейл-адрес, заинтересован в вас и не самым лучшим вариантом развития событий попасть под его горячую руку и улететь в спам. Расскажем, как лучше всего оформить тему для письма для анонса о запуске проекта.

Сделайте не одно, а два или три емейл-сообщения о запуске нового сервиса. Повторные письма лучше отправлять с промежутком в 3−5 суток по тем получателям, которые не открыли предыдущее сообщение. Таким образом вы сможете охватить максимальное количество пользователей и свести к минимуму возможность случайно пропустить ваше сообщение.

О самой теме

Она должна быть максимально информативной, чтобы с первых слов пользователь понял следующие вещи:

  • От кого пришло письмо. Вашим именем отправителя должно быть название бренда.
  • Что будет в этом письме — анонс запуска продукта с датой запуска.
  • Почему это письмо пришло именно ему.

О длине и структуре темы

Мобильные устройства отображают порядка 30−35 символов темы письма. Большая часть веб- и десктопных почтовых клиентов — 60−70.

Это очень простой ответ о длине темы: вся значимая информация должна умещаться в первые 30 символов — именно на них ориентируется пользователь при выборе, открывать ваше сообщение или нет. Остальная часть темы не будет прочитана на мобильных устройствах.

А между тем доля мобильных открытий уже давно превысила 50% в отдельных направлениях бизнеса, так что уважайте ваших мобильных пользователей.

«У нас скоро состоится первый запуск проекта Upgrade. IM!» — плохо, первые 30 символов вообще не передают смысла темы, обрезается всё значимое содержимое.

«Запуск Upgrade. IM — завтра!» — хорошо, всё влезает в первые 30 символов.

О прехедере

Прехедер — текстовая часть письма. Она отображается сразу после темы сообщения и видна ещё до момента открытия сообщения. По своей сути прехедер должен дополнять содержимое темы и давать дополнительную ценность для открытия сообщения. И, пожалуйста, не пишите в нём служебной информации типа ссылки отписки или веб-версии.

Плохой пример: тема у «Медузы» вообще не несёт практически никакой смысловой нагрузки — дважды показана дата, дважды пишется «Вечерняя Медуза», дважды выводится название домена.

Хороший пример: «Амедиатека», прехедер продолжает тему, логично раскрывая, какие именно женские истории будут показаны в письме.

Многие почтовые провайдеры позволяют установить ваш аватар отправителя и таким образом добавить персонализации к теме сообщения, чтобы ваши письма было проще найти среди других рассылок

В интерфейсе Mail.ru это выглядит так:

А в «Яндекс.Почте» так:

Чтобы установить аватарку, вам нужно:

  • Для Mail.ru — установить её в настройках postmaster.mail.ru, аватар будет работать для всего вашего домена.
  • Для Gmail — сделать официальную (верифицированную) страницу вашей компании в  — аватарка подтянется оттуда.
  • Для «Яндекса» — можно попробовать воспользоваться сервисом Gravatar — раньше срабатывало. Либо отправлять с таким адресом отправителя (from email), который сделан через «Яндекс.Почту» для домена — там можно поставить обычный аватар для аккаунта почты, который будет показан даже и при массовой рассылке с использованием этого from-email.

О стратегии

В начале мы уже написали, что писем-анонсов должно быть как минимум два-три:

Письмо № 1 — за один-два дня до запуска сервиса просто с анонсом события и обратным отсчётом. Можно добавить в письмо таймер обратного отсчёта через сервисы типа MotionMailApp — он будет показывать в реальном времени, сколько осталось до старта проекта.

Письмо № 2 — отправляется в день старта, содержит в себе саму информацию о старте проекта + может быть, простую gif-анимацию с показом функций сервиса или демо-видео, если есть такая возможность.

Письмо № 3 — дублирует письмо № 2 по контенту, но идёт через 3-5 суток после второго и имеет другую тему. Сегмент получателей — те, кто не открыл письмо № 2.

Резюмируя:

  1. Соблюдаем длину темы и оставляем её осмысленной на 30 символах.
  2. Не забываем про прехедер.
  3. Делаем аватарку.
  4. Настраиваем цепочку писем.
  5. PROFIT!

Если вы до сих пор сомневаетесь и не знаете, как рассказать подписчикам о новом проекте, обращайтесь к нам. Мы продумаем стратегию отправки писем и создадим эффективную емейл-кампанию.

Впервые опубликовано на vc.ru

Источник: https://emailmatrix.ru/blog/subject-line-for-start/

Письмо с замечаниями по проекту

Письмо с замечаниями по проекту

Японии так в свое время стремились попасть на перспективный рынок ТЭК РФ, что учли только требования касающиеся особенностей применения своего оборудования, а именно во взрывоопасных зонах.

Аналогичная ситуация и по оборудованию производимому (совместное производство) в РФ по техническим стандартам зарубежных компаний-производителей, адаптированным частично под требования национальных стандартов РФ.

А теперь рассмотрим на одном из таких примеров – датчики (преобразователи) давления.

Согласно выданных Сертификатов и Свидетельств об утверждении типа средств измерений, применяемые в измерительных системах в энергетическом комплексе, в нефтяной, газовой и атомной промышленности РФ, данные типы преобразователей утверждены к применению с техническими и метрологическими характеристиками, приведенными в описании типа, метрологически обеспечены при выпуске из производства и в эксплуатации.

ГОСТ 22520-85.

А что предлагается по импортному аналогичному оборудованию для датчиков давления – это или подразделение на однопредельные или на многопредельные (в т.ч. перенастраиваемые) по возможности перенастройки диапазона измерения датчика, и это фактически единственное, что соответствует требованиям ГОСТ 22520-85.

Но в ГОСТ 22520-85 есть обязательные (регламентированные) требования п.1.7 (Верхние пределы измерений или диапазоны измерений), где прописан ряд верхних пределов измерений или диапазонов измерений, есть п.1.9, определяющий физическую единицу измерения, есть п.1.13, определяющий ряд номинальных значений напряжений питания, есть п.2.

2, определяющий ряд пределов допускаемой основной погрешности.

  • Не обеспечивается сохранение исторического облика центральной части города в ходе реконструкции, вновь планируется массовое офисное строительство в центре Москвы;
  • Не выявлены территории для перебазирования значимых для микрорайонов объектов, которые необходимо сохранить при реорганизации или реконструкции районов.
  • Проект Правил землепользования и застройки и Функциональные зоны проекта Генплана во многих случаях противоречат друг другу. Обращает на себя внимание небрежность в подготовке материалов.
  • Отмечаю, что проект Генплана не согласован с Московской областью и не обеспечивает комплексного решения транспортной проблемы в Москве.
  • Возражаю против того, что: — проект Генплана не предусматривает разделения между коммерческим и социальным жильем, при этом под офисную застройку выделено более 37 млн.
  • Считаю необходимым провести гидрологическое обоснование проектов ГП и ПЗЗ, поскольку в представленных на рассмотрение отсутствует учет крайне неустойчивого состояния грунтовых рек, образования связанных с этим пустот, обрушения грунта.
  • Требую привлечь к обсуждению проектов ГП и ПЗЗ независимые сообщества архитекторов и экологов с последующим публичным оглашением результатов обсуждений.

Проект Правил землепользования и застройки имеет следующие недостатки:

1. Считаю недопустимым присвоение индексов «многофункциональная зона» огромным территориям, включающим объекты различного назначения, а потому требую исключить из проекта ПЗЗ зоны с индексами, превышающими сложившуюся плотность застройки, не допустить дальнейшее «уплотнение» городской застройки;

2.

Письмо с замечаниями по проекту пример

Такие фразы следует по возможности смягчать и переносить во второй-третий абзацы.

Пример расположения смысловых блоков

Начинать письмо, в зависимости от его содержания, можно с таких вступительных фраз:

  • Благодарим за приглашение к сотрудничеству…
  • Настоящим свидетельствуем Вам свое почтение…
  • В продолжение телефонного разговора…
  • Согласно договоренности, сообщаю Вам…
  • Благодарим Вас за своевременную реакцию на наше письмо №…

Основное тело письма, содержащее вопросы, описание проблем, свое видение их решения,следует излагать в четкой и лаконичной форме, без лишней информации.

Письмо с замечаниями по проектной документации

Видимо в свое время, при выходе на рынок РФ, они обеспокоились, проявив уважение, соблюдением стандартов РФ.

А теперь смотрим чем обоснованно регламентирование ряда верхних пределов измерений или диапазонов измерений для преобразователей давления. Преобразователь давления является первичным преобразователем в системах измерений для вычислительных систем учета нефти, газа или воды и т.п.

, и подключен к вторичному преобразователю (вычислителю), который конфигурируется на основании аналогичных нормативных документов, в которых учтены требования ГОСТ 22520-85, и следовательно любой подключаемый преобразователь давления обязан уже быть настроен именно на этот диапазон и тогда не потребуется менять настройки диапазонов как у самого преобразователя давления, так и у вторичного вычислителя.

В представленных на публичные слушания материалах отсутствует информация о проведении законодательно обязательной оценки воздействия планируемой проектом Генплана градостроительной деятельности на окружающую среду (ст. 32 ч. 1 ФЗ РФ от 10.01.02 г. № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды»), а проект Генплана содержит многочисленные нарушения природоохранного законодательства.

Источник: http://nasledstva-centr.ru/pismo-s-zamechaniyami-po-proektu/

➤ Ответ на официальное письмо образец | Как оформить письмо-ответ

Письмо с замечаниями по проекту

Расскажем, на какие письма нужно отвечать. Объясним, как правильно составить и оформить ответ в соответствии с требованиями нового ГОСТа.

★ Все о том, как регистрировать и обрабатывать входящую корреспонденцию

Скачайте полезные документы:

Когда нужно дать ответ на официальное письмо

Не вся входящая корреспонденция, которая поступает в организацию, требует письменного ответа. Так, например, не нужен ответ на информационное письмо, а также на гарантийные и рекламные письма. Уже на этапе приема и первичной обработки входящие письма сортируют, чтобы оперативно ознакомить с ними руководителя. Он отписывает письма, требующие ответа, исполнителям.

Ответ на письмо нужен, если в нем содержится:

  • распоряжение;
  • просьба;
  • запрос;
  • приглашение.

Обратите внимание! Просьбу или распоряжение также могут содержать сопроводительные письма.

Письмо-распоряжение

Такие письма отправляют, как правило, вышестоящие и головные организации, отраслевые министерства и ведомства, контрольно-надзорные органы и органы исполнительной власти.

Ответ на письмо, в котором содержится распоряжение, нужно подготовить к сроку, который указан во входящем документе. Письмо-распоряжение после вводной части может содержать фразы: «В связи с вышесказанным предлагаю…», «С учетом этого до …. 2019 года необходимо подготовить и направить в наш адрес ….», «Во исполнение положений закона …. в срок до … 2019 года обеспечить…».

Письмо-просьба

Это письмо содержит просьбу, направленную адресату. Как правило цель документа — получить определенную информацию, товары или услуги, в которых нуждается автор письма. Данную категорию входящей документации оформляют на бланке письма. Оно содержит такие фразы: “Просим Вас уведомить о…”, “Просим Вас сообщить…”, “Просим принять меры…” и т.д.

В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а пожелание. Например, “Надеемся на рассмотрение обращения…”. В таком случае документ должен содержать само обращение или описание ситуации, которая требует принять определенные меры.

Письмо-просьба: образец

Скачать образец в журнале

Бывают и ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов “Также просим Вас принять меры…”, “Попутно просим Вас обратить внимание…”, “Одновременно просим Вас рассмотреть…” и т.д.

Письмо-запрос

Письмо-ответ на запрос необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность — обоснование документа.

Письмо-запрос: образец

Посмотреть образец в журнале

Письма-запросы относятся к служебным письмам, которые направляют адресату с целью получить определенную информацию, документы и деловые бумаги. У этого документа есть обоснование, которое указывает автор запроса.

В качестве обоснования он может указать отсылку к государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор вправе ознакомиться с информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые позволяют ознакомиться с определенной информацией.

И именно по причине наличия законного обоснования, письмо-ответ на запрос должно быть подготовлено и отправлено в обязательном порядке. Ниже мы приведем пример ответа на письмо-запрос.

Письма-приглашения

Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобную необходимость диктует деловой этикет. При этом ответное сообщение желательно оформить как можно раньше. Если такой возможности нет, предупредить о решении можно позвонив приглашающей стороне.

Как написать и оформить ответ на входящее письмо: образец

Срок исполнения ответа на письмо зависит от содержания исходного документа.

Когда речь идет о распоряжении, просьбе или запросе, в исходном документе обычно устанавливают либо конкретную дату, либо период, в который нужно представлен ответ.

Письмо-приглашение обычно срочного ответа не требует, но правила делового этикета устанавливают, что сообщить о согласии или отказе адресат должен хотя бы за неделю до даты начала мероприятия, в котором его пригласили участвовать.

ответа на официальное письмо зависит и от формы исходного послания. Если это распоряжение вышестоящей организации, можно ответить только положительно. Ответ оформляют в форме доклада об исполнении с приложением, если это оговорено, подтверждающих документов.

Когда требуется составить письмо ответ, образцы и примеры можно скачать в интернете. Но использовать их, просто переписав содержание, нельзя. Необходимо учитывать не только смысл, но и стиль исходного документа. Правила деловой переписки требуют, чтобы ответ был составлен в том же стиле, что и запрос.

Ответ на письмо, которое оформили в форме запроса или просьбы, может быть как положительным, так и отрицательным.

Положительное письмо-ответ, образец

Оформление ответа на письмо стандартное, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Положением о делопроизводстве, утвержденным в организации.

При этом во вступительной части необходимо дать ссылку на регистрационный исходящий номер исходного документа, присвоенный ему в организации-отправителе.

Это облегчит получателю вашего письма поиск исходника и позволит быстрее вспомнить суть направленного вам запроса или просьбы.

Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляют в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле.

В документе следует упомянуть о том, что просьбу рассмотрели и на основании чего приняли положительное решение. Можно указать сроки, в течение которых запрос удовлетворен. Можно прикрепить к письму определенные деловые бумаги, если это нужно.

В письме следует указать перечень прикрепленных документов, их количество, название, число экземпляров.

Положительное письмо-ответ на запрос: образец

Скачать документ

Отрицательный ответ на письмо официальное: образец

Если нет возможности удовлетворить просьбу или запрос, как можно корректнее сообщите об отказе. При этом, как и в варианте с положительным ответом, отказ нужно писать в том же стиле, что и запрос. Отрицательный ответ должен содержать объективные причины отказа.

В случае, если есть предпосылки для принятия положительного решения, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются. Недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо в грубом тоне. Уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворить просьбу. Подобные меры позволяют сохранить деловые отношения.

Образец отрицательного письма-ответа на запрос

Скачать документ

Реквизиты письма-ответа

В ответе на официальное письмо не принято указывать разновидность письма. Для его оформления используется стандартный бланк с определенным набором реквизитов. Бланк письма содержит два реквизита, которые не используют в других видах бланков:

  1. справочные данные об организации;
  2. ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Наличие этих реквизитов – основной признак официального письма. Кроме этого, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, в письме-ответе должны быть заполнены следующие обязательные реквизиты:

  • наименование организации;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • адресат;
  • заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
  • подпись;
  • сведения об исполнителе.
Итог:Ответы на входящие официальные письма оформляйте на стандартных бланках. В письме обязательно дайте ссылку на исходящий номер, присвоенный исходному письму организацией-отправителем.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211024-qqq-17-m8-pismo-otvet-na-zapros

Как написать деликатное письмо с критикой? | Pressfeed. Журнал

Письмо с замечаниями по проекту

Кажется, что за годы существования электронной почты мы так и не научились писать нормальные бизнес-письма — чтобы человек на другом конце понял вас как надо, разделил ваши взгляды и приступил к действиям. Особенно это касается писем, в которых содержится критика, замечания или прочий негатив.

Ясно и деликатно изложить свои претензии — дело не из легких. Но с такими письмами приходится сталкиваться практически каждому из нас.

Мы в Pressfeed решили призвать на помощь профессионала и перевести для вас колонку из Harvard Business Review, которую написала Джослин Глей — автор популярной книги по эффективным электронным письмам Unsubscribe.

Так как же написать деликатное письмо с критикой?

Когда речь заходит об обратной связи, электронная почта — очевидно, не самое подходящее для этого изобретение.

Как часто вы сами получали письма с краткой, но не слишком понятной критикой, которые приводили вас в бешенство? Или писали кому-то письмо с указанием некоторых замечаний, а в ответ получили e-mail, полный непонятного для вас гнева? Неужели электронная почта сделала нас коммуникационными инвалидами, не способными адекватно воспринять слова другого человека?

На самом деле, причина в том, что получателю нашего сообщения не хватает невербального подкрепления наших слов, чтобы сложить о сообщении чёткое представление.

Когда мы говорим с кем-то лично или хотя бы по телефону, человек видит или чувствует все наши невербальные сигналы — выражение лица, жесты, тон голоса — и, уже основываясь на этой информации, принимает решение о том, как же именно понимать ваши слова.

Когда мы пишем письмо, то лишаем нашего собеседника этой дополнительной информации, тем самым затрудняя взаимопонимание. Психолог Дэниэл Гоулман назвал этот феномен «презумпцией негатива» электронной почты.

Гоулман выяснил, что даже если автор письма настроен весьма дружелюбно, адресат воспримет письмо как нейтральное. А если автор, по его мнению, пишет нейтральное письмо, оно будет воспринято как негативное. Другими словами, каждое сообщение, которое вы отправляете по электронной почте, теряет несколько пунктов позитивности к тому времени, как кто-то его прочитает.

Если вам регулярно приходится работать со своими сотрудниками удаленно и высылать им свои замечания по работе, вы должны первым делом позаботиться о том, в какой именно форме ваше сообщение дойдет до адресата — от этого будут зависеть его дальнейшие действия и мотивация. Вот несколько советов, которые помогут вам писать письма с критикой с максимальным тактом и деликатностью.

Выразите благодарность

Когда речь заходит об изложении замечаний, первое, что вы должны сделать — это поблагодарить адресата за работу и показать, что вы её цените. Никто не хочет, чтобы из почты на них вылился ушат негатива с первых же строк.

Как показывают бесчисленные исследования, выражение признательности за работу и банальное «спасибо» — самый верный способ поддерживать мотивацию в сотрудниках и добиваться от них максимальной продуктивности. Поэтому начните ваше письмо с хотя бы краткой похвалы за ту работу, которую человек уже проделал для вас.

Не обязательно слишком уж рассыпаться в благодарностях — достаточно будет сказать лишь: «Спасибо за то, что так быстро это уладил! Теперь тут действительно есть, что обсудить».

Задайте направление для будущей работы

Дайте вашему собеседнику понятную и конструктивную обратную связь, из которой он мог бы понять, что от него требуется делать дальше.

Держитесь подальше от общих критических словечек, не выражающих ничего конкретного.

Например, вместо безликого «Презентация слишком длинная», лучше будет сказать «Ты выбрал правильное направление для презентации, но было бы классно, если бы мы уместили всё в 10 слайдов».

Не используйте повелительное наклонение

Людям нравится чувствовать, что в их работе есть определенная степень профессиональной свободы. Когда вы раздаете в письме указания в повелительном наклонении (сделай так, иди туда, закончи это), это заставляет их чувствовать себя солдатами, следующими приказам командира.

Чтобы доставить замечания в максимально деликатной форме, используйте более мягкую формулировку вроде «Не мог бы ты» или «А можно сделать так, чтобы…».

Таким образом вы, с одной стороны, доносите нужную мысль до исполнителя, а с другой — демонстрируете уважение к их профессионализму, позволяя им самим решать, в какой форме исполнить ваше пожелание.

Подчеркните видимый прогресс

Человеческий мозг имеет что-то вроде «предчувствия завершения» — люди всегда максимально мотивированы, когда конец задания уже маячит на горизонте. Даже если вам до конца ещё очень далеко, обозначьте в письме завершение какого-то небольшого шага или этапа.

Имя, сестра! Правила деловой переписки

Смысл этого состоит в том, чтобы поставить текущее задание во временную линию всей работы, тем самым дав собеседнику понять, что «если я сделаю это, мы можем двигаться дальше».

Используйте слово «пока»

Один из лучших способов смягчить критику — использовать слово «пока», когда это возможно.

Заметьте разницу между предложениями: «Этот дизайн не похож на то, что я хотел» и «Этот дизайн пока далек от того, что я хотел бы увидеть».

Как отмечает психолог Кэрол Двэк, добавление в предложение этого крохотного слова ориентирует собеседника на будущие успехи, а не заставляет чувствовать неудачу.

Написание электронного письма сегодня — это целое искусство, особенно если вы не хотите ненароком задеть чьи-то чувства или амбиции и добиться максимальной мотивации. Умение удержать даже критическое письмо в позитивом русле может сделать действительно великие дела.

И пусть это не лежит на поверхности, но если вы потратите чуть больше времени, чтобы сказать несколько добрых слов и высказать замечания в максимально деликатной форме, это сделает вашу работу более эффективной.

Ваши клиенты, коллеги и партнеры будут с гораздо большей охотой исполнять ваши пожелания, если будут чувствовать, что вы на их стороне.

Источник: https://news.pressfeed.ru/delicate-criticism/

Как бороться с проектными экспертами

Письмо с замечаниями по проекту

Проектно-сметная документация (ПСД) должна проходить экспертизу, т.е. передаваться в руки специалистов, которые проверяют ПСД и предоставляют замечания.

Исполнитель обязан устранить замечания или обосновать свои решения, после чего экспертиза выносит положительное или отрицательное заключение по рассматриваемому объекту.

Общая черта характерная для всех экспертов — это нежелание обосновывать свои требования, хотя сами часто требуют обосновать проектные решения (как таковые замечания могут отсутствовать, просто попросят обосновать тип применяемого прибора, количество шлейфов пожарной сигнализации и т.п.)

Таким образом, требование эксперта обосновать, что-либо воспринимается нормально, а вот желание проектировщика получить обоснование предъявляемого экспертом требования — нет.

Как вариант проектировщику укажут на то кто здесь эксперт, расскажут об огромном опыте, опросят на предмет “исторического” знания норм, после чего, если он еще в кабинете, а не пошел перечитывать нормы, то по его вопросу проконсультируются у другого эксперта или разработчика (в зависимости от типа эксперта) после чего с ним согласятся или снова не согласятся.

Главное здесь это то, что  диалог состоялся.

Но, что делать если эксперт не идет на диалог, вешает трубку телефона, считает, что его мнение истина в последней инстанции и обсуждению не подлежит.

Сегодня на markevich.by расскажу о том, как с такими специалистами общаться.

В качестве примера возьмем объект — автозаправочная станция, которая состоит из торгового зала, подсобных помещений и кладовых (категории — В2).

Проектировщик в помещениях кладовых предусмотрел автоматическую установку пожаротушения, а эксперт в своем замечании необоснованно требует тушение исключить.

Итак, начинаем отстаивать свою точку зрения

Шаг первый

Можно просто позвонить эксперту и если он окажется вменяемым, сможет выслушать вашу точку зрения, высказать свою и вы придете к общему знаменателю, то замечательно – сэкономили себе время на написании письма-обоснования.

Если же на первом шаге выяснилось, что по телефону эксперт вас не понял, то переходим к следующему шагу.

Шаг второй

Пишем письмо-обоснование на имя эксперта и отправляем в экспертизу.

Автоматическая установка пожаротушения в кладовой сопутствующих товаров (№1 по экспл., категория В2), кладовой фасованных продтоваров (№3 по экспл., категория В2) выполнена в соответствии п. 9.1 НПБ 15-2007 (защите автоматической установкой пожаротушения подлежат складские помещения относящиеся к категории В1,В2).

Склад (в соответствии с СТБ 1900) – специально приспособленное помещение, место, здание, куда складываются и где хранятся запасы товара и материалов.

Кладовая (в соответствии с СНБ 4.02.01) – склад, в котором отсутствуют постоянные рабочие места.

В соответствии с приведенными выше определениями, помещения кладовых являются складскими помещениями, так же учитывая, что данные помещения отнесены к категории В2 (см. раздел ТХ), то они подлежат защите автоматической установкой пожаротушения.

Обращаю ваше внимание, что в соответствии с НПБ 5-2000 помещения площадью менее 10м2 независимо от обращающихся в них пожароопасных веществ и материалов относились к категории В4.

Таким образом, в период действия НПБ 5-2000 помещения кладовых площадью менее 10м2 на автозаправочных станциях автоматической установкой пожаротушения не оборудовались.

С введением в действие с 1 июля 2006 года НПБ 5-2005 примечание об отнесении помещений площадью менее 10м2 к категории В4 исключено.

После чего снова звоним эксперту, уточняем прочитал ли он ответ и пробуем снова понять друг друга.

Как правило, наличие перед экспертом письменного обоснования должно по крайней мере заставить его задуматься над своим требованием и обдумать свое обоснование.

Во время данного телефонного разговора замечание может быть снято, если нет то переходим к третьему шагу.

Шаг третий

Пишем письмо на имя начальника эксперта или директора экспертизы и просим письменного обоснования от эксперта.

Если и это не помогает, т.е. получаем обоснование с которым не согласны, то пишем письмо в адрес разработчика ТНПА. Письмо пишем не просто с просьбой разъяснить пункт ТНПА, а прикладываем к нему переписку с экспертом и просим разъяснить требования норм на примере конкретного объекта.

Если попросим разъяснить требование, то получим просто переписанный пункт, по которому собственно с экспертом и спорим.

После того как разработчик ТНПА разъяснил требование (ответ дают в течении месяца) отправляем его в экспертизу.

Больше эксперт с нами спорить не должен и в лучшем случае осознает, что был не прав, проектировщику остается или понять и простить или в случае если по объекту из-за данного замечания было вынесено отрицательное заключение, то помочь заказчику или натолкнуть его на мысль, что можно подать в суд на экспертизу и требовать возмещения упущенной выгоды.

Например, в результате отрицательного заключения экспертизы, вынесенного необоснованно сорван план ввода АЗС в эксплуатацию.

Таких случаев правда пока не знаю.

Источник: https://markevich.by/rabota-s-ekspertizoj/kak-borotsya-s-proektnymi-ekspertami.html

Как проектировщику правильно написать письмо заказчику?

Письмо с замечаниями по проекту

Деловая переписка — это одна из важнейших составляющих организации процесса проектирования. Базовые документы, на которые опирается руководитель проекта в своей работе — это контракт, график выполнения работ, задание на проектирование и исходные данные.

Однако, процесс разработки проекта столь сложен, что заранее отразить все его нюансы в задании, на стадии заключения договора не представляется возможным.

В связи с этим в ходе проектирования появляется необходимость в уточнении информации, согласовании технических решений, подтверждении наиболее важных данных и так далее.

Практика показывает, что любой разговор с заказчиком, имеющий отношение к объекту проектирования, должен сопровождаться официальным письмом, с датой, номером и подписью.

Современные коммуникационные технологии вносят в процесс переписки свои коррективы: сегодня отправка бумажного письма почтой — это, скорее, исключение.

Однако, чем ближе мы будем придерживаться канонов делопроизводства, результатом которого является солидная папка с собранной в хронологическом порядке перепиской, тем лучше.

Официальное письмо обязательно должно иметь дату и номер. Также всегда указываете тему письма

Основные причины и поводы написать письмо заказчику

Опытные ГИПы и руководители проектов говорят: чем больше бумаги — тем чище ж**а. Звучит не красиво, но отражает суть взаимоотношений с заказчиком правильно. Любое техническое решение, принятое без участия клиента или оговоренное с ним только устно, может обернуться проблемой в будущем.

Во-первых, представитель заказчика может забыть об устном разговоре (или сделать вид, что забыл), а во-вторых, со стороны заказчика может смениться контактное лицо, с которым имелись договоренности.

Поэтому, все обсуждения проектных решений, в обязательном порядке должны документироваться.

Письма должны иметь дату, номер и подпись, и официально поступать в канцелярию Заказчика (возможно – по электронной почте, но на официальный адрес организации-заказчика).

Основными причинами, по которым следует написать письмо заказчику, являются следующие:

  • к любым предварительным чертежам, эскизам, техническим решениям, направляемым заказчику на согласование, должно прилагаться сопроводительное письмо, в котором четко указывается когда, кому и для чего документация направляется;
  • если со стороны заказчика не предоставлены какие-то исходные данные или отсутствует официальное согласование технического решения – его следует уведомлять об этом письменно, и чем чаще — тем лучше. Когда начнут «гореть» сроки проекта – пачка таких писем не позволит сделать проектировщика крайним;
  • при отсутствии со стороны заказчика запланированных проплат – аванса или промежуточных расчетов, нужно незамедлительно информировать его письменно, предупреждать о возможном срыве общего срока проектирования (если по условиям контракта начало работ привязано к авансу);
  • если в проекте по каким-то причинам нельзя предусмотреть решение, о котором просил заказчик (например, вследствие нарушения норм) – уведомить его об этом необходимо письменно, с грамотным обоснованием;
  • невозможность вложиться в оговоренные контрактом сроки должна быть грамотно обоснована в письме, сопровождающем дополнительное соглашение на перенос сроков;
  • как правило, в процессе проектирования появляются дополнительные работы. Это могут быть новые условия или пожелания заказчика, требующие внесения небольших корректировок или значительных переделок документации; могут быть новые работы, необходимость в которых на стадии заключения контракта не могла быть определена; могут быть другие случаи. Об этом заказчика нужно уведомлять письменно, получая от него подтверждение о необходимости выполнения дополнительных работ и его готовности заключить дополнительное соглашение;
  • если в проекте обнаружена ошибка, необходимо, кроме собственно ее исправления, правильно и доходчиво обосновать в письме причины, по которым она была допущена;
  • заказчик может требовать применения в проекте определенных марок оборудования и строительных материалов. Часто клиент принимает решение об использовании более дешевых аналогов, в сравнении с теми, которые предусматривает проектировщик. О возможных последствиях такой замены необходимо аргументированно сообщать заказчику.

Как правильно написать письмо Заказчику: советы по оформлению

Письмо оформляется на бланке, согласно основным правилам делопроизводства: в качестве адресата указывается предприятие-заказчик, должность, фамилия и инициалы лица, уполномоченного на ведение деловой переписки.

Это – официальный документ (который, в том числе, может рассматриваться судом), поэтому, он должен иметь дату, номер и быть заверен подписью уполномоченного лица (директор, главный инженер, главный инженер проекта и т.д.) Письмо, оформленное на бланке предприятия, дополнительной мокрой печати не требует.

В письме обязательно должна быть указана тема: «О ходе проектирования», «Об оплате» и так далее.

Начинать письмо следует со стандартного обращения, например — «Уважаемый Игорь Петрович!» Обращение к заказчику по имени и отчеству – это важно. Если вы готовите ответ на письмо, и не располагаете данными лице, к которому обращаетесь, их необходимо выяснить (позвонить в приемную или непосредственному исполнителю письма).

В письме указывается наименование организации и лицо, которому письмо адресуется. Обращаться к адресату следует по имени и отчеству

В конце письма, под подписью обязательно указывается исполнитель и его контактные данные. Например, если материал письма, подписанного ГИПом или главным инженером, приготовлен инженером-конструктором, представитель заказчика должен иметь возможность связаться с ним напрямую, для уточнения технических деталей.

Ниже подписи необходимо указывать контакты исполнителя для возможности уточнения технических деталей

В тело письма не следует вставлять картинки и таблицы: такие материалы оформляются приложениями со своим номером и названием. В конце письма приводится перечень всех приложений с указанием их порядкового номера, названия, количества страниц и количества экземпляров.

Современные средства проверки орфографии (в том числе, встроенные в MS Word) позволяют готовить абсолютно грамотные документы. Любые орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки в деловой переписке не допустимы.

Несколько моментов, на которые следует обратить внимание проектировщику, для того, чтобы правильно написать письмо заказчику

Еще Ямамото Цунетомо в 17 веке, в своем собрании кодексов поведения самураев, сказал, что писать письмо нужно так, чтобы адресат захотел повесить его на стену, как произведение искусства. Даже если текст по большей части технический, насыщенный цифрами и данными, его будет читать живой человек.

Никому, а в особенности заказчику, не понравится, если письмо будет начинаться со слов «Ставим вас в известность…», «В очередной раз уведомляем…», даже если целью письма и является информирование или напоминание. Такие фразы следует по возможности смягчать и переносить во второй-третий абзацы.

Пример расположения смысловых блоков

Начинать письмо, в зависимости от его содержания, можно с таких вступительных фраз:

  • Благодарим за приглашение к сотрудничеству…
  • Настоящим свидетельствуем Вам свое почтение…
  • В продолжение телефонного разговора…
  • Согласно договоренности, сообщаю Вам…
  • Благодарим Вас за своевременную реакцию на наше письмо №…

Основное тело письма, содержащее вопросы, описание проблем, свое видение их решения,следует излагать в четкой и лаконичной форме, без лишней информации. Желательно, чтобы все письмо вмещалось на одну страницу (это бывает далеко не всегда).

В завершении письма нужно подвести итог и четко обозначить, чего вы ждете от заказчика, обратить внимание на срочность, первостепенность определенных задач.

Последняя фраза перед подписью – также должна быть проявлением уважения: «с уважением…», «с надеждой на взаимопонимание», «с надеждой на дальнейшее сотрудничество…» и т.д.

Завершение письма должно быть уважительным

Источник: http://dwgformat.ru/2018/01/19/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D1%89%D0%B8%D0%BA%D1%83-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE-%D0%BD%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0/

Адвокат Сорокин
Добавить комментарий